Якщо Ви проживаєте у Німеччині (на території консульського округу Генерального консульства України у Франкфурті-на-Майні: Гессен, Рейнланд-Пфальц, Саар), з питання витребування документів з України Ви можете звернутися до Генконсульства для оформлення відповідного запиту в Україну.
Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет по витребуванню документів з України. Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожен документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні.
Процес витребування документів є достатньо тривалим - від 3 до 6 місяців. Тому
наполегливо радимо вдаватися до цієї процедури лише у випадку неможливості оформлення доручення на ім'я третьої особи в Україні (рідні, знайомі, адвокат чи нотаріус), які можуть здійснити відповідні формальності від Вашого імені та надіслати необхідний Вам документ вже протягом 7 - 10 днів.
Звертаємо увагу, що повторне свідоцтво про народження незалежно від Вашого віку може бути отримане одним з батьків взагалі без будь-яких доручень (оскільки відповідний актовий запис стосується також і батьків).
Якщо оформити доручення все ж неможливо, для пришвидшення отримання документа запит до архівних установ України можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. У такому випадку про результати розгляду звернення Вас буде поінформовано Генконсульством. Документ також видаватиметься Генконсульством зі стягненням консульського збору відповідно до п.2 нижче.
За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору. Збір за витребування складається з двох платежів:
1. За витребування документа - 18 євро (якщо заява подається до Генконсульства, а не надсилається Вами до архівної установи);
2. За витребуваня засвідченого документа - 45 євро;
3. За витребування інформації та оформлення на її підставі відповідної довідки (наприклад, у випадку витребування довідки про відсутність судимості) - 28 євро.
Під час прийому слід надати:
- Підтвердження запису на прийом;
- Паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію його першої сторінки;
- Заповнену анкету щодо кожного документа, у 3-х примірниках;
- Квитанцію про сплату 2 євро державного мита на рахунок Держказначейства (якщо витребуваний документ слід засвідчити апостилем);
- Квитанція про сплату консульського збору у сумі 18 євро. Консульський збір можна сплатити на місці банківською дебетною карткою (EC-Karte). Слід мати на увазі, що сплата консульського збору на місці готівкою або кредитною карткою неможлива.

З питань отримання документів про переселення у 1945-1946 роках на підставі Угоди між урядом УРСР та Польщі громадяни України можуть звертатися безпосередньо до територіальних архівів Республіки Польща (в залежності від місцевості, з якої відбувалося переселення):
Державний Архів у м. Перемишлі, (ul. Lelewela 4, 37-700 Przemysl);
Державний Архів у м. Жешуві (ul. Boznicza 2, 35-064 Rzeszow);
Державний Архів у м. Любліні (ul. Jezuicka 13, 20-950 Lublin, skrytka pocztowa 113). В цьому архіві також зберігаються документи Холмського воєводства
Питаннями розшуку зниклих громадян, розшуку родичiв, встановлення мiсць поховань займається Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України.
Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України - адреса: 01004, м. Київ, вул. Пушкiнська, 30